Kontorfellesskap og registrering i Merverdiavgiftsregisteret

I et kontorfellesskap driver hver advokat en personlig eller selskapsbasert virksomhet, slik at den enkelte virksomhet i kontorfellesskapet må registreres som eget avgiftssubjekt og sende inn egne omsetningsoppgaver, se skatteforvaltningsloven § 8-3. Dette skaper en del avgiftsmessige problemer tilknyttet såkalte felleskostnader for kontorfellesskap.

For leie av kontor vil det som regel være slik at utleier avgiftsberegner leien som frivillig registrert i Merverdiavgiftsregisteret etter mval. § 2-3 første (etter søknad) eller tredje ledd (behandlet utleieforholdet som avgiftspliktig i en ordinær registering). Dette er problemfritt dersom hver enkelt advokat er part i leieavtalen og blir belastet for leie med mva separat. Den enkelte advokatvirksomheten vil være legitimert til å fradragsføre anført merverdiavgift på husleien.

Imidlertid er det ofte slik at det er fellesskapet, eventuelt en av advokatvirksomhetene, som er part i leieavtalen og som ellers står for innkjøp av øvrige felleskostnader til for eksempel IT og kontorrekvisita.

Dersom det er en av advokatvirksomhetene (heretter advokat A) som står som part i leieavtalen kan denne frivillig registrere seg for videre utleie av kontorlokalene. Advokat A må i så tilfellet beregne utgående merverdiavgift på husleien fra de øvrige i fellesskapet. Motsatsen er at advokat A får fradrag for all inngående merverdiavgift på leien fra huseier. Dersom advokat A ikke frivillig velger å registreres for utleien vil advokat A bare få fradrag for den delen av husleien som gjelder eget kontor. For andelen til fremleie til de øvrige advokatvirksomhetene har advokat A ikke rett til fradrag og skal da heller ikke beregne utgående merverdiavgift når advokaten krever inn leien.

Tilsvarende problemstilling foreligger dersom advokat A foretar alle fellesinnkjøp og har ansatt personal som benyttes av en eller flere av virksomhetene i fellesskapet. I et slikt tilfelle er det tale om avgiftspliktig omsetning av varer og tjenester som det foreligger plikt til å beregne med merverdiavgift. Motsatsen er naturlig nok at advokat A får fradrag for all inngående merverdiavgift for de relevante kostnadene.

Fellesskapet som sådan kan ikke registreres i Merverdiavgiftsregisteret og kan såldes ikke fakturere videre til de enkelte advokatvirksomhetene med mva. Fellesskapet er heller ikke legitimert for fradrag for inngående merverdiavgift. Det forutsettes her at fellesskapet ikke faller inn under definisjonen for selskap etter selskapsloven § 1-2 første ledd bokstav a, jf. § 1-1 første ledd.

I praksis kan slike samarbeidende virksomheter likevel fordele kostnadene og merverdiavgiftsfradraget for fellesanskaffelser etter særlige dokumentasjonsregler. Skattedirektoratet har redegjort for dette alternativet i en prinsipputtalelse av 16. mars 2015. Uttalelsen omfatter driftsmidler, vanlige driftskostnader som it-tjenester, rekvisita, renhold og felles annonserings- og reklametjenester. Slike felles innkjøp kan foretas av sameier, selskapet i samme konsern, selskap som leier i samme bygg og interessefellesskap som oppstår når to eller flere går sammen om felles innkjøp av varer og tjenester. For å kunne fordele merverdiavgiftsfradraget må den som kjøper inn varene eller tjenesten motta en faktura i eget navn. Innkjøperen må deretter lage en oversikt over fordeling av kjøpesummen, inkludert mva, mellom kjøperne og med en henvisning til originalfakturaen. Fordelingslisten med en kopi av originalfakturaen må sendes til kjøperne og denne må oppbevares som regnskapsbilag hos alle kjøperne.

Uttalelsen tar sikte på ordninger som går ut på å foreta en ren kostnadsfordeling. Det fortsettes derfor at innkjøper ikke har avgiftspliktig omsetning av tilsvarende varer eller tjenester og ikke tar betalt for arbeidet med innkjøp og fordeling. Ordningen gjelder heller ikke felles innkjøp utelukkende med formål å oppnå rabatt.

Et alternativ er å omdanne kontorfellesskapet til ett ANS/DA hvor den enkelte deltaker vil beholde sin posisjon skattemessig som selvstendig næringsdrivende, samtidig som man unngår å måtte vurdere fordeling av hver enkelt kostnadstype med tilhørende papirarbeid ved løsningen Skattedirektoratet skisserer i nevnte prinsipputtalelse.