Forslag til ny forskrift om innsyn i aksjeeierboken, aksjeeierregisteret og forvalterregistrerte aksjer

1 Innledning

Advokatforeningens tillitsvalgte advokater utfører et omfattende frivillig og ulønnet arbeid for å ivareta rettsstaten, rettssikkerheten og menneskerettighetene. En del av dette arbeidet består i å utarbeide høringsuttalelser. 

Advokatforeningens høringsarbeid er organisert i 27 lovutvalg og 13 faste utvalg, oppdelt etter særskilte rettsområder og rettslige interesseområder. Om lag hundre høringsuttalelser utarbeides av Advokatforeningens tillitsvalgte advokater hvert år.

Alle våre høringsuttalelser er forfattet av advokater med ekspertise innenfor det rettsområdet som lovforslaget gjelder. En ekspertise som ikke er hentet kun fra juridisk teori, men fra advokatenes praktiske erfaring med å bistå sine klienter – i den norske rettsstatens hverdag. Denne høringsuttalelsen er skrevet ut fra Advokatforeningens ønske om å bidra til gode lovgivningsprosesser, og gode lover. 

2  Sakens bakgrunn

Det vises til høringsbrev fra Nærings- og Fiskeridepartementet publisert den 3. juni 2024, med høringsfrist 6. september 2024.

Høringen gjelder utkast til ny forskrift om innsyn i aksjeeierboken, aksjeeierregisteret og i eiere av forvalterregistrerte aksjer. Det følger av aksjeloven § 4-6 første punktum og allmennaksjeloven § 4-5 første ledd første punktum at aksjeeierboken og aksjonærregisteret skal være tilgjengelig for enhver. Gjeldende forskrift om allmennhetens rett til innsyn i aksjeselskapers aksjeeierbok er fra 1976. Allmennhetens rett til innsyn i hvem som er eiere av forvalterregistrerte aksjer er vedtatt i allmennaksjeloven § 4-5 annet ledd, men bestemmelsen er ikke satt i kraft i påvente av at departementet i forskrift gir bestemmelser om innsynsretten. 

Forslaget til ny forskrift inneholder oppdaterte regler om innsyn i aksjeeierbok og aksjeeierregister, samt regler om innsyn i hvem som er eiere av forvalterregistrerte aksjer. 

Denne høringsuttalelsen er utarbeidet av Advokatforeningens lovutvalg for selskapsrett. Lovutvalget for selskapsrett består av Hedvig Bugge Reiersen (leder), Olav Fredrik Perland, Stig Berge, Johan Endre Holmen, Grunn Merete Paulsen og Karl Otto Tveter, som alle har lang erfaring og god kompetanse innenfor det aktuelle rettsområdet. 

3  Advokatforeningens merknader

3.1    Innledning 

Advokatforeningen er enig i at det er behov for at eksisterende forskrift om aksjebokens offentlighet i aksjeselskaper og kommandittaksjeselskaper erstattes med en ny forskrift. Advokatforeningen slutter seg i hovedsak til forslaget til ny forskrift og de prinsipielle og praktiske avveininger som ligger til grunn for de enkelte forslagene, herunder hvordan innsyn skal gis, frister, hvor oppdaterte opplysningene skal være og dekning av kostnader. I dette ligger også at Advokatforeningen støtter departementets utsagn om at den teknologiske utvikling og de erfaringer som gjøres tilsier at fristene for innsyn i forvalterregistrerte aksjer skal gjøres til gjenstand for en evaluering etter for eksempel 2 år. 

Advokatforeningen gir i avsnittene nedenfor likevel enkelte merknader.

3.2  Begrensninger i innsynsretten

Det følger av aksjeloven § 4-6 annet punktum og allmennaksjeloven § 4-5 første ledd annet punktum at allmennheten ikke har rett til innsyn i aksjeeierbokens/aksjeeierregisterets opplysninger om digitale adresser. Flere steder i høringsnotatet, men ikke i forslaget til forskrift, er det referert til opplysninger det ikke skal gis innsyn i selv om slike fremgår av aksjeboken eller aksjonærregisteret, for eksempel personnummer, bankkonto, adresser som er sperret etter folkeregisterloven og historisk informasjon (historiske oversikter). Advokatforeningen mener at departementet i forbindelse med den utforming av forskriften bør foreta en samlet gjennomgang og innta en bestemmelse i forskriften om hvilke opplysninger allmennheten ikke kan kreve innsyn i og som derfor kan tas ut av kopien av aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret som sendes til vedkommende som har bedt om innsyn. 

3.3  Håndtering av gjentatte innsynskrav

Det er i den foreslåtte forskriften inntatt en regel som har som formål å beskytte selskapene mot kostnadene forbundet med gjentatte innsynsbegjæringer fra samme person, både hvor slike begjæringer er legitimt begrunnet og hvor de kan karakteriseres som misbruk. I forslaget til forskrift er det foreslått særregler for situasjonen der "samme person" ber om mer enn tolv innsyn i løpet av en periode på inntil seks måneder. Bestemmelsene gjelder både ved innsyn i aksjeeierboken, aksjeeierregisteret og innsyn i eksisterende oversikter over eiere av forvalterregistrerte aksjer. For slike innsyn gjelder i utgangspunktet en frist på tre virkedager samt at innsynet skal gis kostnadsfritt. Fra og med det trettende innsynskravet er det foreslått at selskapet gis en utvidet frist for å gi innsyn, samt en rett til å kreve interne kostnader dekket. Advokatforeningen støtter forslaget.

Etter Advokatforeningens syn vil det likevel være en fordel om begrepet "samme person" klargjøres i forskriftens ordlyd, med det formål å gjøre sikkerhetsmekanismen effektiv, ved å hindre omgåelse. Praksis frem til nå gir ikke grunnlag for å anta at det er noen stor fare for at retten til å be om innsyn i aksjeeierboken misbrukes, for eksempel ved at ulike juridiske personer i samme konsern eller personer som for øvrig har tilknytning til hverandre samtidig eller suksessivt ber om innsyn, eller ved at ulike fysiske personer som alle er tilknyttet samme selskap eller konsern samtidig eller suksessivt ber om innsyn. En viss risiko er det likevel for at adgangen til å be om innsyn og forskriftens regulering av gjentatte innsyn i praksis blir utnyttet på en måte som strider med lovgivers ønske om å forhindre ulempene et selskap kan påføres ved gjentatte innsynsbegjæringer. Advokatforeningen påpeker at en måte dette kan forhindres på gjennom regulering i forskriften er å definere begrepet "person" i forskriften, og innta en bestemmelse som sier at "likt som innsynskrav fra én person skal regnes innsynskrav fra en annen person som har stilling eller tillitsverv i denne personen". "Person" kan for eksempel defineres som "ethvert individ og enhver form for juridisk person, herunder selskap, annen form for sammenslutning og stiftelse".  Etter Advokatforeningens oppfatning er det ikke hensiktsmessig at selskaper i samme konsern uten videre identifiseres med hverandre i denne sammenheng, fordi dette kan ha uheldige konsekvenser i konserner der virksomheten i ulike konsernselskaper ikke er fullt ut integrert og der ulike konsernselskaper har ulike styrer og øvrig ledelse. Advokatforeningen er av den oppfatning at det heller ikke bør innføres en skjønnsmessig adgang for selskapet til å kreve kostnader dekket. Det bør likevel vurderes å identifisere innsynskrav fra heleide datterselskaper med innsynskrav fra morselskapet eller andre heleide datterselskaper, og ansatte med sin arbeidsgiver når opplysningene innhentes på vegne av arbeidsgiveren, da det ellers vil være forholdsvis enkelt å omgå bestemmelsen.

Advokatforeningen bemerker også at det er uklart hvordan betydningen av ordet "inntil" i § 1-3 (1) og § 1-5 (2) skal forstås, og foreslår at dette ordet sløyfes. Advokatforeningen forstår det slik at avgjørende for om fristen i § 1-3 skal utvides eller om personen som ber om innsyn skal pålegges plikt til å dekke kostnader er om vedkommende har bedt om innsyn mer enn tolv ganger i løpet av en periode på seks måneder.  

3.4  Forvalterregistrerte aksjer

Ved innsyn i eiere av forvalterregistrerte aksjer (hvor det ikke foreligger eksisterende oversikter) går forslaget til forskriftsregulering ut på at selskapet kan kreve faktiske kostnader dekket, og at selskapet skal ha en frist på fire uker til å sammenstille oversikten. Med mindre det foreligger en liste som ikke er eldre enn fire uker, så kan en person kreve at selskapet gjentar dette arbeidet med forholdsvis korte intervaller (mot å dekke kostnadene). Dette kan være et ressurs- og tidkrevende arbeid for selskapene, og Advokatforeningen støtter forslaget om at det bør legges inn sikkerhetsmekanismer. Dette gjelder selv om selskapets adgang til å benytte en oversikt som er inntil 4 uker gammel og at personen som ber om en oversikt kan bli pålagt å dekke kostnadene, som etter omstendighetene må forventes å kunne bli betydelige. Forslaget går ut på at § 1-3 første ledd og § 1-5 andre ledd skal gjelde tilsvarende. Dette betyr at selskapet kan måtte gjøre denne øvelsen 3 ganger i løpet av en 6 måneders-periode. Dette vil kunne oppleves som omfattende, og departementet kan vurdere en alternativ sikkerhetsmekanisme som for eksempel at 4 ukers-fristen økes til 8 uker for den tredje begjæringen, slik at antall oversikter selskapet vil ha plikt til å utarbeide reduseres til 2 oversikter (fra samme person, men 3 hvis andre melder seg på).

Advokatforeningen er enig i at selskaper som har forvalterregistrerte aksjer, én gang i året tilgjengeliggjør en oversikt over eiere av slike aksjer og at denne finnes tilgjengelig på selskapets nettside inntil ny liste tilgjengeliggjøres. Advokatforeningen mener at plikten til tilgjengeliggjøring ikke bør gjelde hyppigere enn årlig. Advokatforeningen mener opplysningene bør offentliggjøres på selskapets hjemmesider, sammen med øvrige opplysninger om selskapets aksjeeiere. Dette vil gjøre informasjonen lett tilgjengelig. 

Advokatforeningen er av den oppfatning at plikten til periodisk offentliggjøring bør begrenses til forvalterregistrerte aksjer som inngår i aksjebeholdningen til selskapets 20 største eiere. En slik begrensning baseres på eksisterende notekrav til årsregnskapet om aksjeeiere etter regnskapsloven § 7-26 annet ledd, samt også Oslo Børs' IR anbefaling fra 2021. Individuelle behov for innsyn ut over dette bør være ivaretatt gjennom den generelle innsynsretten, hvor selskapet også vil få dekket sine faktiske kostnader.

Advokatforeningen mener at en avveiing av hensynet til transparens rundt hvilke personer som eier aksjer som holdes av forvaltere og hensynet til Selskapets ressursbruk tilsier at selskapene unntas fra plikten til periodisk offentliggjøring dersom selskapets omsetning er lavere enn en fastsatt terskel i det forutgående regnskapsåret. 

Departementet har i sitt høringsnotat bedt om tilbakemeldinger på enkelte andre forhold: 

• Advokatforeningens syn er at varigheten av tilgjengeliggjøringen bør være 10 år, og dermed sammenfalle med selskapenes oppbevaringsplikt etter aksjeloven § 4-7 tredje ledd og allmennaksjeloven § 4-5 tredje ledd. En slik varighet på tilgjengeliggjøringen bør ikke være særlig ressurskrevende for selskapene, samtidig som slikt historisk innsyn kan være nyttig for interessentene.   
• Videre er Advokatforeningens syn at kravet om periodisk tilgjengeliggjøring ikke bør knyttes til en omsetningsterskel. Selv om en slik regel kunne vært ressursbesparende for enkelte selskap, anses den å ville hatt begrenset praktisk betydning og komplisere forskriften.
• Når det gjelder departementets forslag til selskapets opplysningsplikt om kostnader i forskriften § 3-1, slutter Advokatforeningen seg til forslaget om at det settes en terskel, men at beløpet kan settes noe lavere enn kr. 30 000. Advokatforeningen mener at beløpet med fordel bør knyttes til folketrygdens grunnbeløp (G), ved at terskelen for eksempel settes til 1/5 G. Folketrygdens grunnbeløp er mer dynamisk og behovet for fremtidige endringer av forskriften bør da reduseres. I tillegg mener Advokatforeningen at selskapet bør være forpliktet til å opplyse om et omtrentlig, ikke-bindende estimat for kostnader, hvis selskapet anslår at den konkrete kostnadsterskelen overstiges. Advokatforeningens forslag bør sikre større forutsigbarhet om de faktiske kostnadene for den som ber om innsyn, samt være relativt enkle å oppfylle for selskapet.
• Advokatforeningen mener at innsynsbegjæringen (til konkrete aksjeposter eller størrelsen på eierskap) ikke generelt bør begrenses under den alminnelige innsynsretten.
• Departementet ber i punkt 5.2.5 om høringsinstansenes syn på kostnadsdeling dersom et nytt krav om innsyn kommer inn etter at selskapet allerede har igangsatt (men ikke avsluttet) prosessen om å innhente opplysninger om eierne av forvalterregistrerte aksjer (basert på et tidligere innsynskrav).  Det fremstår for Advokatforeningen som rimelig at de to (eller flere) som har bedt om innsyn og nyter godt av arbeidet med sammenstillingen deler på kostnadene, og vil støtte et forslag til slik kostnadsdeling.
• Ikrafttredelse: Departementet ber i høringsbrevet om tilbakemelding på forslaget til ikrafttredelse. Advokatforeningen er av den oppfatning at dersom forskriften kan vedtas i løpet av høsten 2024, så vil en ikrafttredelse 1. januar 2025 gi selskapene tilstrekkelig tid til å sette seg inn i og forberede seg på de nye reglene. Hvis vedtakelse skjer senere enn i løpet av høsten 2024, mener Advokatforeningen at ikrafttredelse bør utsettes tilsvarende.

                                                          Vennlig hilsen

Siri Teigum                                                                               Merete Smith
leder                                                                                           generalsekretær